جلسه از جمله مواردی هست که اکثرا از اهمیت اون غافل میشیم. شاید اولش فکر کنیم این موضوع برگزاری جلسات در شرکت موضوعی نیست که اونقدرا بخوایم واسش برنامه ریزی کنیم و ساختار تنظیم کنیم. اما … بخش بزرگی از مشکلات شرکتمون از همین جلسه ها شروع میشه.
پاتریک لنچونی یه کتاب در همین زمینه داره که مثل بقیه کتاب های خفنش بصورت داستانی هست. توی این کتاب یک راهنمای عملی برای بهتر و منظم تر برگزار شدن جلسه ها ارائه میده و برای هر کسی که به دنبال بهبود اثر جلسات در شرکت و تیم هست روشنگری هایی میکنه. بنظرم با اجرای این پیشنهادات میتونیم بهره وری تیممون رو زیاد کنیم و حال بهتری توی جلساتمون داشته باشیم ( ما این موضوع رو کامل تجربه کردیم ! )
خلاصه کتاب فرار از جلسه نوشته پاتریک لنچونی
کتاب فرار از جلسه با تصویرسازی فوق العاده از شرایط بد یک شرکت که به تازگی زیر مجموعه شرکت بزرگتری شده و حضور سنگین و منتقدانه نماینده شرکت مادر در جلسات و گمانه زنی هایی مبنی بر تغییر مدیرعامل رو تحمل می کنه، نکاتی بسیار ارزشمند در رابطه با شرایط یک جلسه کاری خوب به ما ارائه میده.
در این داستان، برحسب اتفاق، جوانی به نام “ویلی” وارد شرکت میشه و با انگیزه فراوان برای تحلیل اوضاع و رفع شرایط بد جلسات اقدام می کنه. صحبت های هیجان انگیز و جذاب ویلی به عنوان یک جوان که از زاویه ای دیگه به جلسات اون شرکت قدیمی نگاه میکنه، به شیوه ای جذاب نقد هاش رو به مدیران شرکت ارائه میده، آرام آرام جلسات رو تحت کنترل میگیره و راه حل هاش رو تا قبل از برگزاری جلسات نهایی شرکت مادر در شرکت کوچکتر اجرایی می کنه، شما رو تا انتهای کتاب همراهی میکنه. راه حل هایی که باعث میشه در انتهای داستان با تغییر شرایط شرکت که در ابتدا در خطر اخراج مدیرعامل و بهم ریختگی اوضاع بود، شوکه و خوشحال بشیم و ارزش نکات مطرح شده در رابطه با برگزاری جلسات موثر و خوب رو به طور کامل درک کنیم.
از بعضی مدیران شنیدیم که گفتن اگر مجبور نباشم افراد رو مدیریت کنم، اگر مجبور نباشم که دیگه به جلسات برم واقعا شغلم رو بیشتر دوست دارم. مثل اینه که یک جراح بگه اگر نیازی نبود جراحی کنم شغلم رو بیشتر دوست داشتم. برخی از کارمندان هم میگن جلساتمون بد، “بی فایده” یا بدرد نخور هستن. اما واقعیت اینه که جلسات ذاتا بد نیستن فقط به طرز اشتباهی برگزار و مدیریت میشن. دو دلیل وجود داره که جلسات ما بد هستن که البته هر دوی اون ها قابل اصلاح هست:
- جلسات ما فاقد چیزی هستن که یک فیلم بد فاقد اون هست. آیا جلسات ما خسته کننده هستن؟ فیلم های خسته کننده چه چیزی کم دارن؟ چه فیلم رمانتیک چه اکشن و چه علمی تخیلی. اون چیزی که یک فیلم رو عالی می کنه “تضاد” هست. واقعیت این هست که افراد حاضر در جلسه نیاز به تضاد و تنش دارن. لازمه از چیزی مراقبت کنن و با هم بحث کنن. چه چیزی یک فیلم دوساعته یا صدوبیست صفحه ای روی کاغذ رو جذاب میکنه؟ آره ده دقیقه ی اول یا ده صفحه ی اول فیلم. اوه داره اتفاقی میفته و من باید حواسمو جمع کنم و ادامه بدم… باید در ابتدای جلسه؛ افراد رو در آغوش بگیریم و به اونها نشان بدیم یک چیزی نیاز به مراقبت اون ها داره. باید سطح اضطراب اونها رو بالا ببریم چون این همون تعارض هست.
- نداشتن “زمینه” و Context. مشکلی که میشه اون رو به خورش جلسات شبیه سازی کرد. همه مواد رو از قفسه ها انداختیم داخل یک قابلمه بزرگ و هم میزنیم و تعجب می کنیم چرا مزه بدی داره؟ مثل جلسات اول صبح یک خانواده شلوغ که همه سریع در حال آماده شدن برای رفتن به محل کار هستن. همزمان با اینکه مسواک میزنیم میپرسیم عزیزم امروز کی بچه ها رو از مدرسه برمیداره؟ برای شام امشب چه کنیم؟ برای تعطیلات آخر هفته چه کنیم؟ به نظر تو عباس مشکل نظم و انضباط نداره؟ فکر نمیکنی ما باید یک بچه دیگه هم داشته باشیم؟ اوه دیر شده باید برم خداحافظ! قاطی شدن چندین و چند بحث مختلف در یک مکالمه، استراتژی های کوتاه مدت و بلندمدت، مشکلات کوچک و بزرگ شرکت و … نتیجه : هیچ چیز به اندازه ای که باید مورد توجه قرار نمیگیره! باید اونها رو جداگانه در جلسات مختلف بررسی کنیم.
قرار هست بیشتر به جلسه بریم؟ آره درسته ما به جلسات متعدد و مختلف زیادی نیاز داریم اما جلساتی که میدونیم هر کدوم دلیل برگزاری و موضوعی دقیق دارن، قراره مشکلی از مشکلات بزرگ آینده رو حل کنن و برای ما بسیار جذاب، هیجان انگیز و حرفه ای خواهند بود. به گفته نویسنده، چهار نوع جلسه ی مختلف نیاز داریم که باید به اونها فکر کنیم و براشون آماده بشیم:
- جلسات روزانه. کمترین اهمیت ولی همچنان مهم! یک جلسه ی اداری پنج/ده دقیقه ای به صورت ایستاده (شبیه جلسات روزانه اسکرام). افراد وارد اتاق میشن و سوالاتی شبیه : فلانی، نرگس کجاست؟ کسی امروز به جلسه مالی میره؟ تو داری روی چی کار میکنی؟ فرصتی برای صحبت کردن. فرصتی برای جلوگیری از ارسال تعداد زیادی ایمیل، پیام های خصوصی، نامه نگاری های اداری غیرضروری. جلسه ای که بعد از گذشت حدود بیست روز به یک عادت عالی تبدیل میشه. (یه کتاب از ورن هارنیش در این زمینه هست که سر فرصت بهش میپردازیم ). خیال ما راحت هست که فلانی رو حتما در جلسه میبینیم و سریع میتونیم موضوعی رو ازش پیگیری کنیم. خیال مدیر راحت هست که آتش در خاکستر سریع پیدا میشه و هنوز شعله ور نشده خاموش میشه.
- جلسه کارمندان. هر هفته/دوهفته برگزار میشه و حدودا یک الی دو ساعت طول میکشه. نکته اول در رابطه با این جلسات این هست که دستور جلسه تنظیم نکنید! احتمالا داریم قواعد و قوانین قبلی جلسات رو نقض می کنیم اما بیاید اجازه بدیم از قبل در رابطه با محتوای جلساتی که قرار هست همکاران ما صحبت کنن حدس نزنیم! ما دقیق نمیدونیم چه بر تیم ما گذشته و برای این موضوع نیاز به حضور همه مدیران و همکاران داریم تا ببینیم چه چیزی ذهنشون رو درگیر کرده و باید در مورد چه چیزی صحبت کنیم؟ ما باید دور هم جمع بشیم و یک به یک، نوبتی صحبت کنیم. از یگ گوشه هر نفر در سی ثانیه مواردی که ذهنش رو درگیر کرده مطرح کنه. بعد به عنوان رهبر تیم با لیبل های رنگی یا عددی به موارد اولویت میدیم. در انتها بعد از گذشت نهایتا چند دقیقه خیلی راحت و سریع به دستور جلسه ای که نیاز هست واقعا بهش رسیدگی بشه میرسیم. در ضمن مهم هست که اگر موضوع چیزی مثل “استخدام” هست، حسابداری هم نظر خودش رو بیان کنه. باید طوفان فکری راه بندازیم. باید از دیدگاه های مختلف تیم با ارزشمون استفاده کنیم. اما حواسمون باشه که اگر به درخواست یکی از شرکت کنندگان این جلسه به سمت بحث های طولانی و بزرگتری سوق داده شدیم، باید تقویم هامون رو بررسی کنیم و جلسه ای جداگانه برای بررسی ریشه ای اون موضوع تنظیم کنیم که به اون جلسات استراتژیک میگیم.
- جلسات استراتژیک. جلسات با موضوعی بزرگ که قرار هست آستین ها رو بالا بزنیم و اون چالش رو یک بار برای همیشه زمین بزنیم. طبیعتا نمیتونیم این کار رو در پانزده دقیقه انجام بدیم و این جلسه نیاز به زمان طولانی تری داره.
- جلسات فصلی. این جلسات بهتر هست خارج از محیط شرکت برگزار بشن. البته منظور نویسنده الزاما در زمین گلف یا پشت میز بیلیارد نیست. محیطی نیاز داریم که بتونیم کمی استراحت کنیم، نفس عمیقی بکشیم، قدم بزنیم و با کمک هم در مورد آینده شرکت و برنامه ریزی ها و تصمیم گیری های مهم اقدام کنیم. نکته این هست که :
اگر ترمز نگیریم نمی تونیم پیچ رو رد کنیم، اگر آروم تر نریم نمی تونیم سریعتر برسیم
نیاز هست که برای سریع رسیدن، گاهی اوقات آروم تر بریم و کنترل شده تر حرکت کنیم. پس در هر فصل یک نیم روز یا یک روز کامل رو کمی آروم تر میریم، حتی شاید بهتر باشه بگیم توقف میکنیم تا ببینیم وضعیتمون چی هست و بعد از اون جلسه با سرعت بیشتر و با اطلاعات و برنامه ای دقیق تر کار رو ادامه میدیم.
با اجرای این متد، تمام جلسات شما چیزی بیشتر از پانزده درصد از زمان شما رو اشغال نمیکنه. پانزده درصدی که باعث میشه باقی زمانی که دارین بهینه تر، سریعتر و دقیق تر پیش بره.
واقعیت این هست که افراد از جلسات بیزار نیستن، اون ها از جلسات بد بیزارن
وقتی جلسات رو خوب برگزار کنیم همه ی افراد حاضر در جلسه حس خوشحالی، مفید بودن و شفاف بودن امور رو خواهند داشت. نویسنده میگه: اگر از من بپرسن که نظر شما در مورد این شرکت چیه، آیا روی آن سرمایه گذاری می کنی یا نه؟ اولین چیزی که با دقت بهش نگاه میکنم جلسات اون شرکت هست. چرا که باقی تصمیمات شرکت قراره از همین جلسات بیرون بیان و نحوه تعامل افراد در همین جلسات مشخص هست.
در آخر، علاوه بر برنامه پیشنهادی پاتریک برای برگزاری جلسات، چند تا نکته کوتاه بصورت خلاصه و تیتروار از کتاب بنویسم فکر میکنم به درد میخوره:
- هدف هر جلسه رو مشخص کنید و دستور کار رو داخل جلسه بر اساس اون طراحی کنید. هر جلسه باید هدف مشخصی داشته باشه، اشتراک گذاری اطلاعات، حل یک مشکل یا تصمیم گیری یا … .
- برای هر جلسه یک رهبر تعیین کنید. رهبر مسئول تنظیم دستور کار، نگه داشتن جلسه در مسیر درست و اطمینان از اینکه همه فرصتی برای شرکت دارند، هست.
- مشارکت فعال همه اعضای تیم رو تشویق کنید. جلساتمون باید به منزله یک تلاش مشترک باشه و همه باید فرصتی برای به اشتراک گذاشتن ایده ها و نظرات خودشون داشته باشند.
- جلسات رو ایستاده برگزار کنید. این میتونه به متمرکز و مختصر بودن جلسه کمک کنه، چون افراد تمایل دارن هنگام ایستادن هوشیارتر و درگیرتر باشن.
- از تصاویر بصری برای درگیر نگه داشتن افراد حاضر استفاده کنید. نمودارها، نمودارها و سایر وسایل کمک بصری می تونن به برقراری ارتباط اطلاعات پیچیده کمک کنند و افراد رو علاقه مند نگه دارند.
- هر جلسه رو با یک برنامه عملیاتی روشن خاتمه بدید. اطمینان حاصل کنید که همه میدونن که در آینده چه کاری باید انجام بدن و چه زمانی باید اون رو انجام بدن.
- اگر خواستید میتونید جلساتی رو که ضروری نیستن لغو یا دوباره برنامه ریزی کنید. جلسه ای رو صرفاً به خاطر برگزاری جلسه برگزار نکنید – مطمئن بشید که هدف و ارزش مشخصی برای اون وجود داره.
امیدوارم این پست یه دیدگاه جدیدی در رابطه با برگزاری جلسات توی تیم بهتون بده. چه مدیر و رهبر هستید، چه سرپرست یک بخش یا حتی یه فردی درون سازمان که قراره جلسه ای رو برگزار کنه.
دیدگاهتان را بنویسید